27. Februar 2013

Das ist (nicht) alles dein Problem

Von der Kunst, erst einmal nichts zu tun


Klar ist das alles dein Problem! Das sagen die um dich herum, die über dir. Sagst du sogar selbst. Das hast du dir eingeredet seit du 12 bist oder so. Im Folgenden lernen wir:
  1. Probleme zu ignorieren
  2. Erfolge wahrzunehmen und unseren Optimismus zu bewahren
  3. die eigene Kontrollillusion zu zügeln
  4. Kollegen zu erziehen
  5. und uns zu konzentrieren

Innere Kontrollüberzeugung

Menschen, die Verantwortung übernehmen, die nicht alles auf die anderen schieben, auf die Umstände, die Chefs, sondern davon ausgehen, dass sie selbst Kontrolle haben, dass sie die Umstände schaffen und nicht deren Opfer sind, solche Leute sind gemeinhin erfolgreicher im Beruf und sogar glücklicher. Sie haben das Gefühl zu leben, zu gestalten und nicht gelebt und manipuliert zu werden. Damit einher gehen ein gutes Selbstwertgefühl, ein Gefühl von Erfolg und Selbstbestimmung. Und auch ihre Mitmenschen erleben solche Macher als erfolgreich und produktiv.

In fast jeder Hinsicht ist es wünschenswert, diese innere Kontrollüberzeugung zu haben, aber man muss auch wissen, wie man mit ihr umzugehen hat, denn gerät diese Überzeugung selbst mal außer Kontrolle, wird sie zum Selbstläufer, dann kann das enorm stressen.

Problem Overload

Beruflich bin ich zum Beispiel in einer Position, wo eigentlich alle Probleme im Unternehmen irgendwie an die Oberfläche treten. Alles, das noch keinen festen Platz hat oder von dem jemand nicht weiß, wer der richtige Ansprechpartner ist, wird erst einmal an die Personalabteilung herangetragen. Denn irgendwie betrifft es ja immer die Mitarbeiter und wer, wenn nicht die Personalabteilung, ist für die Mitarbeiter zuständig? Man bekommt sehr schnell mit Firmenwagen zu tun, mit Controlling-Fragen, mit Unternehmenssicherheit, mit strategischer Kommunikation, mit Business Development, mit allerhand Administrationsbedarf, mit Recherchefragen zur Internationalisierung, mit rechtlichen Fragestellungen, Infrastrukturbedarf und so weiter und so fort. Für viele ist man als Personalleitung einfach der erste Ansprechpartner.

Das ist auch der Grund, warum ich meinen Job soi spannend finde, warum ich jeden Tag eine Menge dazu lerne. Auf der anderen Seite drängen sich dabei für mich zwei Probleme auf, ein psychologisches und ein Management-Problem. Die Gefahr, die hier der Psyche droht, ist dass man schnell das Gefühl bekommen kann, man sei das Epizentrum eines Murphy'schen Shitstorms, denn beinahe alles, was schief gehen kann, läuft bei einem auf. Alles, was glatt geht jedoch, wird an entsprechender Stelle genossen und bleibt mir somit verborgen. Hinzu kommt, dass jedes Problem von seinem Träger jeweils als aller erste Priorität begriffen wird und mit entsprechendem Druck weiter gereicht wird. Denn der Träger kennt nur sein Problem und ihm ist nicht bewusst, dass ein Dutzend anderer Leute an diesem Tag mit ähnlichen Sorgen an selber Stelle auflaufen.

Wenn ich hier keinen Filter setze und alle Probleme gleichermaßen an mich heran lasse und mich für sie zuständig fühle, dann muss ich automatisch in eine Stresssituation geraten, in der die Probleme in ihrer Menge überwältigend sind und jegliche Erfolge ausbleiben. Ich beobachte immer wieder, dass der Problemträger, der sein Problem an anderer Stelle nur abgeladen hat, hinterher gut dasteht, wenn sein Problem von dieser anderen Stelle auch gelöst wurde.

Das Management-Problem ergibt sich einfach daraus, dass man schlicht nicht jedes Problem lösen kann. Schon von jedem Problem zu wissen, es mental oder gar protokollarisch zu verarbeiten, ist ein Ressourcen-Problem, die Zeit dafür ist einfach nicht da. Aber jedes Problem auch noch behandeln zu wollen, ist ein Ding der Unmöglichkeit. Ich selbst kann es nicht und meinen Kollegen will ich es auch nicht zumuten, denn die sollen schließlich ihre Arbeit machen und nicht die Problemlöser der ganzen Firma sein.

Was tun?

Um nicht dem negativen Stress zu erliegen, der sich daraus ergibt, dass eine unlösbare Menge an Problemen auf einen einprasselt, braucht man eine gewisse Radikalität. Helfen kann die Frage: Was ist meine Zuständigkeit? Das muss man für sich definieren und alles, was nicht in den Definitionsbereich fällt, strikt von sich weisen. Man muss dazu ganz offen kommunizieren und den Problemträgern sagen, dass man Verständnis für die Situation hat, gerne auch Ratschläge geben kann, aber für die Lösung des Problems nicht die richtige Stelle ist. Vergessen wir nicht, dass es uns auch immer unter einen psychischen Druck setzt, wenn wir Entscheidungen treffen müssen, besonders wenn die Rahmenbedingungen dieser Entscheidungen nicht in unserer Kontrolle sind. Entscheidungen treffem ist Arbeit, die eine Menge Energie erfordert. Wie Obama uns zeigt, darf man damit nicht verschwenderisch sein. Einer meiner am häufigsten Lieblingssätze ist: "Ich kann dir helfen, eine Entscheidung zu finden, aber treffen musst du sie selbst."

Wichtig ist auch, dass man aufhört, sich auf Negativmeldungen zu konzentrieren. Evolutionär sind wir so gestrickt, dass wir schlechte Nachrichten wichtiger nehmen als gute Nachrichten (negativity bias). Für unsere Mentalhygiene ist es aber wichtig, diese kognitive Verzerrung bewusst zu korrigieren. Wir müssen uns die Erfolge bewusst machen, für die wir selbst verantwortlich sind, aber auch die, die andere um uns herum erreichen. Wir müssen davon reden, sie anderen zeigen, sodass um uns herum nicht das Gefühl entsteht, alles ginge immer nur schief. Wenn wir das nicht machen, ziehen wir uns selbst und unsere Mitmenschen runter. Wir machen uns die demotivierenden Probleme der anderen zu eigen und ignorieren die Erfolge, die uns motivieren könnten.

Auch beim Management-Problem hilft der Definitionsbereich. Hier muss man konsequent sein und im Notfall herangetragene Probleme auch ignorieren. Nimmt man alle Probleme immer ernst, lernen die Problemträger, dass sie bei uns ein verlässliches Ventil finden. Als Folge werden sie zunehmend bei uns aufschlagen und immer mehr Probleme abzuladen versuchen.

Es kann schwer fallen, diese Radikalität an den Tag zu legen, wenn man eigentlich davon überzeugt ist, dass man selbst die Welt gestaltet. Wir erliegen schnell der Illusion, dass wir selbst Kontrolle über alles haben können und alle Probleme dieser Welt lösen können. Ich zwinge mich dann, Probleme einfach von mir zu weisen, sie nicht an mich heran zu lassen, sodass sie weder meinen Optimismus zu sehr trüben können, noch die Kontrolle über meine Zeit und mein Energiepensum übernehmen.

Immer wieder ist es für mich schön, mit an zu sehen, wie Probleme auch ohne mein Zutun gelöst werden. Manche Probleme, die sich in dringenden E-Mails ankündigen, sind am Tag danach kaum noch der Rede wert. Man könnte fast eine Regel daraus machen, E-Mails mit dem Betreff "dringend" erst einmal zu ignorieren. Wenn es wirklich dringend ist, dann wird die Person auch den Griff zum Telefonhörer oder den Weg zu mir ins Büro finden, wenn nicht, dann hat sich die Angelegenheit oft bald in Wohlgefallen aufgelöst. Irgendwann kennt man natürlich auch seine Pappenheimer, die immer wieder mit vermeintlichen Problemen kommen, die sie nicht selbst lösen wollen. Die kann man nur erziehen, indem man erst einmal nichts tut. Nicht selten sehen diese Kollegen dann die Notwendigkeit, ihre Probleme tatsächlich selbst zu lösen.

Und damit ist dann allen geholfen: Wir selbst bewahren unseren Optimusmus und die Motivation und ermöglichen gleichzeitig, dass auch die typischen Problemträger ihre eigene innere Kontrollüberzeugung ausbilden (oder ein anderes Opfer finden, bei dem sie ihre Probleme abladen können). Sicher gibt es noch viele andere Strategien mit solchen Phänomenen im Alltag umzugehen. Kennen Sie welche? Dann hinterlassen sie unten Ihre Kommentare! Wir sind für jeden Hinweis dankbar.

Kommentare:

  1. Ich kenne zwei Strategien, die ich schon früh gelernt habe:

    No. 1 "Interessiert mich nicht"
    Mein für mich zuständiger Ausbilder (ich war im ersten Berufsleben Bankkauffrau) sagte zu jedem, der mit egal was, das er zu banal fand - und das kam ziemlich häufig vor - "Interessiert mich nicht." Das hört sich hart an, brachte aber viele Menschen dazu, sich selbst um die Lösung ihrer Probleme zu kümmern, statt "Problemdelegation" zu betreiben. Und ich habe hier zwei Dinge gelernt: Mich selbst um meine Probleme zu kümmern und auch einen gewissen Ehrgeiz zu entwickeln, nicht zu früh bei der Problemlösung aufzuhören, und zweitens einen gewissen Humor über so bärbeißige Leute zu entwickeln und wenn ich wirklich Hilfe brauche, mich von sowas wie "Interessiert mich nicht!" nicht abschrecken zu lassen, sondern mein Problem zu konkretisiert vorzutragen und zu begründen, warum ich es bei ihm absetze.

    No. 2 "DIe Dinge, die sich von alleine erledigen"
    Ich hatte einen Kollegen in der EDV, der bekam viele, viele Listen, Anfragen etc. - alles auf Termin, versteht sich. Das kam alles auf einen Stapel, bis die persönliche Aufforderung an ihn erging, etwas zu erledigen. Alle halbe Jahre öffnete er seinen Schrank mit diesem Fach und entsorgte, was längst ablaufen war und wonach niemand mehr danach gefragt hatte. Wenn ich dem beiwohnen durfte, war ich jedesmal erstaunt, wieviel Papier sich auf diese Weise einfach erledigt hatte!

    Das bestätigt deine Tipps, und ich finde auch, es alles schon viel leichter, wenn man sich selbst nicht so wichtig nimmt!

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  2. Etwas Ähnliches kenne ich aus meinem früheren Job, wo ich u.a. die Firmenhomepage zu administrieren hatte. Es war eine klassische Sandwichposition. Ich war die Anlaufstelle, d.h. der Prellbock für alle Anregungen, Fragen und Probleme aus den anderen Abteilungen und von Kollegen, wenn etwas auf der Homepage nicht so funktionierte oder angezeigt wurde wie es sollte. Was kaum einer der Kollegen wusste, dank der desaströsen internen Kommunikation der Geschäftsleitung, war, dass der Homepagecontent gesplittet war in einen Teil, der von mir selber via Content Management gesteuert wurde, und in einen datenbankgenerierten Teil, für den eine externe Agentur zuständig war, deren Arbeit ich nun wiederum schwer oder gar nicht beeinflussen konnte, zumal die Agentur ja noch andere Kunden hatte. Erschwerend kam hinzu, dass die männlichen Kollegen aus der IT mich als Frau (ich gehörte zum Marketing) mit dem Homepagesupport gerne mal gezielt auflaufen ließen. Ich habe da für mich keine andere Lösung gefunden als die Kündigung. Womit ich gute Erfahrungen gemacht habe: Immer wiederkehrende Probleme, für die es klar strukturierte Lösungswege gibt, z.B. Geräte- und IT-support, könnten als FAQ zusammengefasst und den Abteilungen im Intranet zugänglich gemacht werden, als erster Filter sozusagen (funktioniert natürlich nicht bei zwischenmenschlichen Konflikten...). Man könnte in jeder Abteilung eine Ansprechperson ernennen, die vorsortiert und im Rotationsprinzip wechselt, um die Abteilungsleitung zu entlasten. Generell helfen bei größeren Firmen abteilungsübergreifende, klare Übersichten im Intranet über die jeweiligen Zuständigkeiten und Ansprechpartner, ähnlich einem Behördenwegweiser. Ich habe aber auch erfahren müssen: Viel hängt auch von der jeweiligen Mitarbeiterführung bzw. vom Führungsstil ab. Wenn Mitarbeiter nur als unmündige Kleinkinder ohne eigenen Handlungs- und Entscheidungsspielraum behandelt werden, darf man sich nicht darüber wundern, wenn sie sich auch so verhalten.

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  3. Innere Kontrollüberzeugung schön und gut, doch ist es nicht immer gerne gesehen (vor allem in der Arbeit) Selbstverantwortung zu übernehmen, und vor allem es wird danach falsch ausgelegt. Also, das Selbstwertgefühl ist hier sehr gefragt, wenn es nicht erwünscht ist, die Initiative zu ergreifen. Hier sollte man gut überlegen, erhalte ich überhaupt genug Wertschätzung als Mitarbeiter und sich nicht scheuen auch die Konsequenzen daraus zu ziehen.

    Traude Aouida

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